Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Digital Webservices LTD, handelend onder de naam Leaddesk, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van accounthouders en gebruikers van Leaddesk. Voor de leadgegevens die jij als agency of bedrijf in Leaddesk zet, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker: wij verwerken die gegevens alleen om de dienst aan jou te leveren.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, inloggegevens en agency- of bedrijfsnaam.
• Klant- en portaalgegevens: namen van klanten, branche, portaalgebruikers en hun rollen.
• Leadgegevens die jij aanlevert: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, plaats, postcode, bron, waarde, tags, notities en de ruwe payload van je formulier.
• Configuratiegegevens: pipelinefases, webhookinstellingen en mailserverinstellingen.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: inlogmomenten, IP-adres, apparaat- en browsergegevens, foutmeldingen, webhook- en verzendlogboeken.
• Supportberichten die je ons stuurt.

3. Doelen en grondslagen

• Account aanmaken en de dienst leveren, inclusief opslag en weergave van leads: uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging, misbruik- en fraudepreventie en logboeken: gerechtvaardigd belang.
• Support en communicatie over de dienst: uitvoering van de overeenkomst.
• Productverbetering en geaggregeerde statistieken: gerechtvaardigd belang.
• Marketingmails: jouw toestemming, met afmeldmogelijkheid in elke mail.
• Wettelijke verplichtingen zoals administratie: wettelijke plicht.

Notificatiemails over nieuwe leads worden verstuurd via de mailserver die jij zelf koppelt. Wij bewaren daarvan alleen een verzendlogboek met status.

4. Met wie wij gegevens delen

• Dienstverleners en subverwerkers: hosting, databank, authenticatie, foutregistratie en supporttooling.
• Paddle.com, onze Merchant of Record, voor de verkoop van abonnementen, betalingen, abonnementsbeheer, belasting en facturatie. Paddle verwerkt betaalgegevens onder haar eigen privacyverklaring; wij ontvangen geen kaartgegevens.
• Professionele adviseurs, zoals juridisch of financieel advies.
• Autoriteiten, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

5. Internationale doorgifte

Gegevens kunnen worden verwerkt buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER. In dat geval gebruiken wij passende waarborgen: standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account actief is en 30 dagen na beëindiging.
• Leadgegevens: zolang jij ze bewaart in je werkblad, en tot 30 dagen na beëindiging van je account voor export.
• Webhook- en verzendlogboeken: maximaal 12 maanden.
• Facturatiegegevens: zolang de wet dat vereist.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt gegeven toestemming intrekken. Wij reageren binnen één maand. Ben je niet tevreden, dan kun je klagen bij de toezichthouder in jouw land, in het Verenigd Koninkrijk de Information Commissioner's Office. Verzoeken kun je doen via support in de app. Ben je een lead in het portaal van een agency, neem dan contact op met dat agency; wij verwijzen je verzoek door.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling in transport, strikte toegangscontrole per agency en klant die op databankniveau wordt afgedwongen, gescheiden webhooksecrets en logboeken van toegang en fouten.

9. Cookies

Wij gebruiken alleen noodzakelijke cookies en lokale opslag voor inloggen, sessiebeheer en beveiliging. Deze zijn nodig om de dienst te laten werken en kun je via je browser verwijderen. Plaatsen wij later analytische of marketingcookies, dan vragen wij daarvoor eerst je toestemming en werken wij deze verklaring bij.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je in de app of per e-mail. Zie ook onze algemene voorwaarden en ons terugbetalingsbeleid.